Ready für die Cloud?
Eine Checkliste für NPO

Die Digitalisierung macht nicht vor der Fundraisingsoftware halt. Cloudlösungen bieten zahlreiche Vorteile für Organisationen und Potenzial fürs Fundraising. Trotz aller Vorteile ist der Wechsel auf eine Cloudlösung ein Projekt, das gut geplant sein will. Eine Checkliste.

Cloud Computing ist auf dem Vormarsch. Eine 2021 erschienene Studie des Marktforschungs-unternehmens Kantar hat im Auftrag des Wirtschaftsprüfungsunternehmens PWC 430 deutsche Unternehmen zum Cloud-Einsatz befragt. Laut der Studie setzen heute bereits 90 Prozent der grossen Organisationen Cloud-Dienstleistungen ein, 2015 waren es noch 69 Prozent.

Tendenz zu Cloudlösungen bei NPO

Und die Non-Profit-Welt? Eine kleine, nicht repräsentative Befragung des Schweizer Fundraising-Beratungsunternehmens Kamparaise von 2021 zum Thema CRM zeigt, dass auch Non-Profit-Organisationen mit Cloudlösungen liebäugeln oder diese bereits einsetzen. Der Autor der Befragung fasst die Tendenz wie folgt zusammen: «In eigene IT-Infrastruktur zu investieren und diese auch selbst zu betreiben, ist out. Die Zukunft liegt in hochgradig vernetzten Systemen in der Cloud.»

Cloudlösungen haben grosses Potenzial

Im Vergleich zu On-Premise-Lösungen, die im eigenen Netzwerk installiert und betrieben werden, bieten Cloudlösungen wesentliche Vorteile.

Kosten(transparenz): Cloudlösungen verursachen keine Investitionskosten für den Kauf von Hard- oder Software oder für die Einrichtung eines lokalen Servers. Cloud-Anbieter bieten ihre Lösungen im Mietmodell und berechnen die Mietkosten abhängig von der Rechenleistung und dem benötigten Speicher.
Flexibilität und Geschwindigkeit: Cloudlösungen passen sich dem Bedarf einer Organisation an. Steht zum Beispiel mit dem Jahresende die wichtigste Fundraisingzeit an, können für eine begrenzte Zeit zusätzliche Speicherkapazitäten hinzugebucht werden – und das innerhalb weniger Minuten. So bezahlen Organisationen nur das, was sie tatsächlich benötigen.
Datensicherheit: Die Sicherheit von Cloud-Diensten wird häufig unterschätzt. Meist sind Daten in der Cloud besser geschützt, als wenn Unternehmen und Organisationen ihre Infrastruktur selbst betreiben. Denn oftmals fehlt es gerade kleinen und mittleren Organisationen an Know-how. Cloud-Anbieter hingegen sind in Sachen Richtlinien, Technologien und Fachwissen bestens ausgerüstet.
Produktivität: Die Einrichtung von Hardware, das Einspielen von Softwareupdates und -patches und viele weitere IT-Aufgaben entfallen bei Cloud-Diensten und Ihr IT-Team kann sich auf Wichtigeres konzentrieren.

Wo bleiben die Vorteile fürs Fundraising?

Die Grundlage von gutem Fundraising ist, seine Unterstützerinnen und Unterstützer zu kennen. Um seine Spender*innen besser zu verstehen, müssen Informationen über sie gesammelt werden. Wer über ausreichend Daten verfügt, kann daraus Handlungsempfehlungen fürs Fundraising ableiten und Inhalte für die richtige Zielgruppe, zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal bereitstellen. Damit Daten effektiv genutzt werden können, müssen sie für eine 360°-Sicht auf die Spendenden an einem Ort gebündelt werden. Cloudlösungen wie zum Beispiel eine Marketing-Cloud bieten den Vorteil, verschiedene Systeme unter einem Dach zu vereinen. So können Fundraiser*innen neben der Datengenerierung neue Erkenntnisse zum Verhalten der Zielgruppe gewinnen und KPIs messen.

In unserer digitalisierten, schnelllebigen Zeit kann das, was gestern State-of-the-Art war, heute bereits veraltet sein. Da bei Cloudlösungen Updates und die Weiterentwicklung oft inklusive sind, profitieren Fundraiser*innen von schnell umgesetzten Features. Cloudlösungen bieten zudem den Vorteil, von überall auf Daten und Systeme zuzugreifen. Alles, was du dazu benötigst, ist eine Internetverbindung. Cloudlösungen stellen zudem oft Mobile Applikationen zur Verfügung, mit denen beispielsweise Major Donor Fundraiser*innen und Institutionelle Fundraiser*innen bei Treffen mit Unterstützer*innen einfach von unterwegs auf Daten zugreifen können.

Cloud-Readiness-Checkliste

Trotz aller Vorteile: Den Weg in die Cloud sollten Organisationen strategisch angehen und sorgfältig planen. Es ist zudem ratsam, sich bei der Transformation in die Cloud beraten und begleiten zu lassen. Denn Cloud-Projekte sind keine reinen IT-Projekte, sondern auch ein Entwicklungsprozess für die ganze Organisation.

Die folgende Checkliste beinhaltet einige wichtige Punkte, die es zu beachten gilt, wenn deine Organisation den Weg in die Cloud gehen möchte:

Was sind die Gründe, weshalb deine Organisation eine Cloudlösung anstrebt und welche Ziele verfolgst du damit?
Gibt es eine interne Projektleitungsperson zur Planung und Umsetzung der Cloudstrategie?
Gibt es eine vollständige Übersicht und Dokumentation der Kernprozesse – insbesondere auch der Fundraisingprozesse?
Gibt es eine Übersicht der aktuellen Softwarelandschaft?
Ist bekannt, welche Geschäftsprozesse zukünftig in der Cloudlösung stattfinden sollen?
Existieren finanzielle und/oder personelle Einschränkungen, die eine Investition in eine neue Cloudlösung erschweren?
Hat sich deine Organisation bereits umfassend mit dem Thema Datenschutz und IT-Sicherheit vertraut gemacht?
Verfügt deine Organisation über eine Supportorganisation mit internem oder externem Personal?
Unterstützt das mittlere und obere Management einen möglichen Wechsel auf Cloudlösungen?
Existiert ein Change-Management in deiner Organisation? Wie bereit sind deine Anwender*innen für eine neue Generation von Software?
Wurden relevante Stakeholder innerhalb der Organisation bei vergangenen IT-Projekten genügend berücksichtigt? Ganz im Sinne von: Betroffene zu Beteiligten machen.